Profesjonalna
asystentka - warsztat umiejętności
- 2 dni
CEL:
Najważniejszym celem szkolenia jest podnoszenie efektywności
pracy
asystentki szefa i przekazanie umiejętności profesjonalnego
postępowanie
w sytuacjach dnia codziennego pracy sekretariatu.
Dzięki szkoleniu nauczysz się jak sprawić, by Klient mile
wspominał sposób Twojej obsługi i chętnie do Ciebie
wracał. Proste, sprawdzone techniki, do zastosowania od zaraz,
mogą uczynić Cię Mistrzem profesjonalnej obsługi
sekretariatu.
Cele
pośrednie:
• Rozwijające
refleksje osobiste
• Budowanie
pozytywnego wizerunku firmy
• Radzenie
sobie z presją sytuacji
• Łatwiejsze
nawiązywanie kontaktów i skuteczne przekonywanie
• Poznanie
roli komunikacji w pracy biurowej
• Rozwiniecie
umiejętności organizacji spotkań i imprez
• Praktyczne
zasady planowania i przygotowywania terminów
• i
podróży
• Rozwinięcie
umiejętności zachowań zgodnych z zasadami
• etykiety biznesowej
• Praktyczne
informacje dotyczące współpracy z obcokrajowcami
PROGRAM
KURSU
Dzień
dobry - Wprowadzenie i prezentacja celów szkolenia
• Krótka
prezentacja programu
• Oczekiwania
uczestników
• Ćwiczenie
integracyjne
Jak
mnie widzą tak mnie piszą – kształtowanie osobistego
wizerunku
• Jak
prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie
wizerunku, do którego należy dążyć
• Wywieranie
Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia
• Sztuka
dyplomacji, na co dzień
Centrum
dowodzenia – Nowoczesna komunikacja biurowa
• Funkcja
reprezentacyjna sekretariatu
• Kto
jest naszym Klientem?
• Rola
jakości, systemu i standardów obsługi
• Rola
komunikacji w pracy biurowej
• Zakłócenia
w przekazywaniu informacji, czyli bariery
• komunikacyjne
• Aktywne
słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie,
• dopytywanie)
• Komunikatywność
i precyzja wypowiedzi
Organizacja
spotkań i imprez
• Rodzaje
imprez
• Przygotowanie
• Zaproszenia
• Plan
miejsc
• Przeprowadzenie
spotkania
• Efektywne
zarządzanie naradami
Kalendarz
szefa - Planowanie i przygotowywanie terminów
i
podróży
• Rodzaje
terminów
• Koordynowanie
terminów
• Zarządzanie
terminami
• Lista
pomocnicza
• Niezbędne
informacje do przygotowania podróży
• Plan
podróży
Dobre
obyczaje - kultura dnia codziennego
• Uprzejmość
• Uśmiech
• Prawidłowy
uścisk dłoni,
• Zasady:
wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa,
• tolerancji,
dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa
Od
pierwszego wejrzenia - pierwszy kontakt
• Pierwsze
wrażenie
• Przedstawianie
i zapoznawanie
• Prawidłowe
powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się
• w różnych
sytuacjach
• Tytułowanie
- formy, zasady, błędy
• Towarzyszenie
Gadu,
gadu… komunikacja w biznesie
• Sztuka
konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała,
• aktywne
słuchanie, barwa i ton głosu
-
small talk w rozmowach biznesowych
-
tematy wskazane i zakazane • Jak
unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne
• pytania
• Bilety
wizytowe i zaproszenia
• Wręczanie
upominków oraz kwiatów
• Zasady
adresowania i tytułowania w korespondencji
• Kultura
słowa pisanego
• Styl
i redakcja
• Zasady
redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń
• Pozatreściowe
aspekty korespondencji
• Zasady
etykiety w korespondencji przez internet
Znajomość
telefonicznego savoir-vivre`u
• Umiejętność
mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza
• fachowa),
sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja.
Ton głosu - podstawowe narzędzie efektywnej
• rozmowy
telefonicznej. Modulowanie głosu, brzmienie,
• głośność
• Szybkość
mówienia, tempo wypowiedzi
• Kontrolowanie
emocji podczas rozmowy telefonicznej
• Telefonowanie
z aparatu komórkowego i stacjonarnego
• Etykieta
telefoniczna
Współpraca
z obcokrajowcami - Wielokulturowość
• Czym
jest kultura. Etnocentryzm vs. Etnorelatywizm
• Czym
są stereotypy i uprzedzenie oraz jak sobie z nimi radzić
• Czym
jest wielokulturowość, społeczeństwo wielokulturowe,
• przykłady
Prezentacja
różnych kręgów kulturowych - Praktyczne informacje
• Podejście
do pracy i życia prywatnego
• Różne
środki ekspresji
• Stosunek
do rodziny
• Hierarchia
• Kuchnia
(nawyki żywieniowe)
• Podejście
do czasu (czas mono-/polichromiczny)
• Obyczaje
Co
potem? Proces zmiany osobistej
• Syntetyczne
podsumowanie treści szkolenia
• Wskazówki
dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności
• w praktyce
• Plan
zmiany osobistej
Zajęcia
prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt
i
emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe
i grupowe,
modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład,
prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy
przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy
będą na przemian odgrywali role Klienta i pracownika
obsługi,
na rzeczywistych przykładach z branży, jaką reprezentują.
Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej
obsługi Klienta - wskazuje mocne strony i poprawia
błędy jakie się pojawiają.
|
