Profesjonalna asystentka - warsztat umiejętności
- 2 dni

CEL: Najważniejszym celem szkolenia jest podnoszenie efektywności pracy asystentki szefa i przekazanie umiejętności profesjonalnego postępowanie w sytuacjach dnia codziennego pracy sekretariatu. Dzięki szkoleniu nauczysz się jak sprawić, by Klient mile wspominał sposób Twojej obsługi i chętnie do Ciebie wracał. Proste, sprawdzone techniki, do zastosowania od zaraz, mogą uczynić Cię Mistrzem profesjonalnej obsługi sekretariatu.

Cele pośrednie:

Rozwijające refleksje osobiste
Budowanie pozytywnego wizerunku firmy
Radzenie sobie z presją sytuacji
Łatwiejsze nawiązywanie kontaktów i skuteczne przekonywanie
Poznanie roli komunikacji w pracy biurowej
Rozwiniecie umiejętności organizacji spotkań i imprez
Praktyczne zasady planowania i przygotowywania terminów
i podróży
Rozwinięcie umiejętności zachowań zgodnych z zasadami
etykiety biznesowej
Praktyczne informacje dotyczące współpracy z obcokrajowcami


PROGRAM KURSU

Dzień dobry - Wprowadzenie i prezentacja celów szkolenia

Krótka prezentacja programu
Oczekiwania uczestników
Ćwiczenie integracyjne

Jak mnie widzą tak mnie piszą – kształtowanie osobistego wizerunku

Jak prezentować siebie i swoją firmę?
Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć
Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia
Sztuka dyplomacji, na co dzień

Centrum dowodzenia – Nowoczesna komunikacja biurowa

Funkcja reprezentacyjna sekretariatu
Kto jest naszym Klientem?
Rola jakości, systemu i standardów obsługi
Rola komunikacji w pracy biurowej
Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery
komunikacyjne
Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie,
dopytywanie)
Komunikatywność i precyzja wypowiedzi

Organizacja spotkań i imprez

Rodzaje imprez
Przygotowanie
Zaproszenia
Plan miejsc
Przeprowadzenie spotkania
Efektywne zarządzanie naradami

Kalendarz szefa - Planowanie i przygotowywanie terminów
i podróży

Rodzaje terminów
Koordynowanie terminów
Zarządzanie terminami
Lista pomocnicza
Niezbędne informacje do przygotowania podróży
Plan podróży

Dobre obyczaje - kultura dnia codziennego

Uprzejmość
Uśmiech
Prawidłowy uścisk dłoni,
Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa,
tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa

Od pierwszego wejrzenia - pierwszy kontakt

Pierwsze wrażenie
Przedstawianie i zapoznawanie
Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się
w różnych sytuacjach
Tytułowanie - formy, zasady, błędy
Towarzyszenie

Gadu, gadu… komunikacja w biznesie

Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała,
aktywne słuchanie, barwa i ton głosu
- small talk w rozmowach biznesowych
- tematy wskazane i zakazane
Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne
pytania
Bilety wizytowe i zaproszenia
Wręczanie upominków oraz kwiatów

Elegancja korespondencji

Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji
Kultura słowa pisanego
Styl i redakcja
Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń
Pozatreściowe aspekty korespondencji
Zasady etykiety w korespondencji przez internet

Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u

Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza
fachowa), sposób mówienia. Dykcja
Intonacja. Ton głosu - podstawowe narzędzie efektywnej
rozmowy telefonicznej. Modulowanie głosu, brzmienie,
głośność
Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi
Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej
Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego
Etykieta telefoniczna

Współpraca z obcokrajowcami - Wielokulturowość

Czym jest kultura. Etnocentryzm vs. Etnorelatywizm
Czym są stereotypy i uprzedzenie oraz jak sobie z nimi radzić
Czym jest wielokulturowość, społeczeństwo wielokulturowe,
przykłady

Prezentacja różnych kręgów kulturowych - Praktyczne informacje

Podejście do pracy i życia prywatnego
Różne środki ekspresji
Stosunek do rodziny
Hierarchia
Kuchnia (nawyki żywieniowe)
Podejście do czasu (czas mono-/polichromiczny)
Obyczaje

Co potem? Proces zmiany osobistej

Syntetyczne podsumowanie treści szkolenia
Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności
w praktyce
Plan zmiany osobistej

Metodyka zajęć:

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt
i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe
i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role Klienta i pracownika obsługi, na rzeczywistych przykładach z branży, jaką reprezentują. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi Klienta - wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.